1.Nota preliminar

El presente documento consagra la Política de Tratamiento de los datos personales de las personas naturales (en adelante “titulares”) en Pan Extra, en cumplimiento de la Ley 1581 de 2012, “Por la cual se dictan disposiciones generales para la protección de datos personales”, y el Decreto 1377 de 2013.

 El propósito principal de esta Política de Tratamiento es poner en conocimiento de los titulares de los datos personales tratados por Pan Extra los derechos que les asisten, los procedimientos adoptados por la Sociedad para hacer efectivos esos derechos, así como la finalidad con la cual serán tratados sus datos en caso de otorgar la autorización expresa, previa e informada.   

2.Responsable del Tratamiento

Pan Extra es responsable del tratamiento de datos personales de los titulares respecto de los cuales obtenga autorización, sobre los cuales decidirá de forma directa y autónoma. Sus datos de contacto son:

Domicilio: Manizales

Dirección: Carrera 23 # 27-14

Correo electrónico: servicioalcliente@panextra.com.co

Teléfono: (57) (6) 8832100

3.  Tratamiento

El tratamiento de los datos personales de los titulares por parte de Pan Extra implica la recolección, almacenamiento, organización, uso, circulación, transmisión, transferencia, actualización, rectificación, supresión, eliminación y en general la ejecución de cualquier operación sobre los mismos, de conformidad con las finalidades señaladas en esta Política y para las cuales ha recibido autorización.

Eventualmente Pan Extra podría tratar datos de menores de edad y datos sensibles, caso en el cual lo haría cumpliendo con las siguientes disposiciones:

3.2. Tratamiento de datos sensibles: Pan Extra aplicará las limitaciones legales al tratamiento de datos sensibles, por lo cual se asegurará que:

1. El Titular haya dado su autorización explícita para dicho tratamiento, salvo en los casos que por ley no sea requerido el otorgamiento de dicha autorización.

• El Tratamiento sea necesario para salvaguardar el interés vital del titular y este se encuentre física o jurídicamente incapacitado, en cuyo caso los representantes legales deberán otorgar su autorización.

• El Tratamiento sea efectuado en el curso de las actividades legítimas y con las debidas garantías por parte de una fundación, ONG, asociación o cualquier otro organismo sin ánimo de lucro, cuya finalidad sea política, filosófica, religiosa o sindical, siempre que se refieran exclusivamente a sus miembros o a las personas que mantengan contactos regulares por razón de su finalidad. En estos eventos, los datos no se podrán suministrar a terceros sin la autorización del titular.

• El Tratamiento se refiera a datos que sean necesarios para el reconocimiento, ejercicio o defensa de un derecho en un proceso judicial, o el Tratamiento tenga una finalidad histórica, estadística o científica.

4.  Finalidades

Pan Extra tratará los datos personales de acuerdo con las siguientes finalidades y según la calidad del titular:

Clientes: los datos serán tratados para adelantar las actividades de producción, distribución, comercialización, mercadeo y venta de productos de pastelería, repostería y afines y la comercialización de otros productos alimenticios y de bebidas, de manera personal, telefónica, correo electrónico, o cualquier otro medio; el envío de comunicaciones o mensajes sobre productos, novedades, promociones o eventos; hacer análisis de datos y estudios de mercadeo; brindar atención y soporte al cliente; desarrollar actividades de fidelización, así como para el cumplimiento de las obligaciones legales y contractuales derivadas de la relación comercial que surja entre el cliente y Pan Extra, y las demás que sean propias de su objeto social.

Proveedores: los datos serán tratados para contactar y contratar a proveedores, gestionar el adecuado cumplimiento del objeto y obligaciones del contrato celebrado con el respectivo proveedor, y en general para adelantar todas las actividades que sean necesarias para gestionar el desarrollo y terminación de la relación civil o comercial que surja entre el proveedor y Pan Extra.

Empleados y Contratistas:  los datos serán tratados para gestionar la vinculación, desarrollo y terminación de la relación laboral o civil que surja entre el empleado o contratista y Pan Extra, defensa judicial, evaluación de desempeño, gestión de nómina y pagos, pago de prestaciones sociales, exámenes periódicos de salud ocupacional, diseño y ejecución de planes de bienestar para los empleados y eventualmente sus familias, y las demás finalidades para las cuales otorguen autorización para tratar sus datos personales.

 Público en general: los datos serán tratados para adelantar, directa o indirectamente, y por cualquier medio, actividades de mercadeo, distribución, comercialización y venta de productos de pastelería, repostería y afines, así como otros productos alimenticios y bebidas; para el suministro, directa o indirectamente, por cualquier medio, de información comercial sobre productos y promociones, la invitación y la realización de eventos de Pan Extra o aliados, en caso de tenerlos, adelantar procesos de vinculación y fidelización de clientes.

En adición a las finalidades descritas, Pan Extra tratará los datos personales de los titulares para fines estadísticos, el cumplimiento de las obligaciones legales y reglamentarias a las que se encuentra sujeta la Sociedad, así como para las demás finalidades para las cuales los titulares otorguen su autorización en el proceso de recolección de los datos personales.  Los Encargados o terceros que tengan acceso a los datos personales por virtud de la Ley o contrato, harán el tratamiento exclusivamente para las finalidades mencionadas.

5.  Vigencia del Tratamiento

 El tratamiento de los datos personales tendrá una vigencia igual al periodo en que se mantenga la finalidad o finalidades para las cuales la información fue recolectada, o el periodo de vigencia que señale la ley, contrato o sentencia según corresponda.

6.  Autorización

 Cuando Pan Extra requiera tratar información, solicitará la autorización del titular al momento de la recolección de los respectivos datos.

 Esta autorización deberá ser expresa, bien sea de manera oral, escrita o mediante conducta inequívoca, y debe incluir las finalidades específicas del tratamiento para las cuales se solicita el consentimiento. La autorización será obtenida por cualquier medio que pueda ser objeto de consulta posterior.

De conformidad con la Ley 1581 de 2012 y el Decreto 1377 de 2013, no será necesario solicitar autorización cuando se trate de:

1. Información requerida por una entidad pública o administrativa en ejercicio de sus funciones legales o por orden judicial.
2. Datos de naturaleza pública.
3. Casos de urgencia médica o sanitaria.
4. Tratamiento de información autorizado por la ley para fines históricos, estadísticos o científicos.
5. Datos relacionados con el Registro Civil de las Personas

 En todo caso, esta información será tratada de conformidad con lo que establece la Ley 1581 de 2012, el Decreto 1377 de 2013 y esta Política.

7.  Derechos de los titulares

 En virtud de la ley, los titulares de los datos personales tienen los siguientes derechos:

1. Conocer, actualizar y rectificar sus datos personales frente a Pan Extra, en su calidad de responsable del Tratamiento, y frente a los Encargados del Tratamiento. Los derechos de actualización y rectificación se podrán ejercer, entre otros, frente a datos parciales, inexactos, incompletos, fraccionados, que induzcan a error, o aquellos cuyo tratamiento esté expresamente prohibido o no haya sido autorizado en los términos de la Ley 1581 de 2012 (o en su defecto con las normas que la reglamenten, adicionen, ejecuten, complementen, modifiquen, supriman o deroguen).

• Solicitar prueba de la autorización otorgada a Pan Extra salvo cuando expresamente se exceptúe como requisito para el tratamiento, de conformidad con lo previsto en el artículo 10 de la Ley 1581 de 2012 (o en su defecto con las normas que la reglamenten, adicionen, ejecuten, complementen, modifiquen, supriman o deroguen).

• Ser informado por Pan Extra o el Encargado del Tratamiento, previa solicitud, respecto del uso que les ha dado a sus datos personales.

• Presentar ante la Superintendencia de Industria y Comercio quejas por infracciones a lo dispuesto en la Ley 1581 de 2012, después de agotado el trámite de consulta o reclamo ante Pan Extra.

• Revocar la autorización y/o solicitar la supresión del dato cuando en el tratamiento no se respeten los principios, derechos y garantías constitucionales y legales. La revocatoria y/o supresión procederá cuando la Autoridad de Protección de Datos Personales de Colombia haya determinado que en el tratamiento el responsable y/o Encargado han incurrido en conductas contrarias a la Ley 1581 de 2012 y/o a la Constitución.

La solicitud de supresión de la información y la revocatoria de la autorización no procederán cuando el titular tenga un deber legal o contractual de permanecer en la base de datos o el responsable tenga el deber legal o contractual de continuar con el tratamiento.

• Acceder en forma gratuita a sus datos personales que sean objeto de tratamiento. El titular puede consultar de forma gratuita sus datos personales: (i) al menos una vez cada mes calendario, y (ii) cada vez que existan modificaciones sustanciales de las directrices de tratamiento de la información que lo motiven a hacer nuevas consultas.

8.  Procedimientos para el ejercicio de los derechos de los titulares

 De conformidad con el objeto de esta Política, los derechos del titular son: conocimiento, acceso, rectificación, actualización, revocatoria y supresión de sus datos personales (siempre que no exista un mandato legal, jurisprudencial o contractual que faculte a Pan Extra para continuar con el tratamiento).

 El titular puede ejercer sus derechos, mediante una consulta o un reclamo dirigido al correo electrónico servicioalcliente@panextra.com.co

8.1.  Procedimiento de Consulta

Los titulares podrán formular una consulta al correo servicioalcliente@panextra.com.co cuando deseen acceder o consultar su información personal que reposa en las bases de datos de Pan Extra, para lo cual deberán adjuntar copia del documento de identidad. Si quien formula la consulta es un representante legal y/o apoderado del titular, deberá adjuntar copia de su documento de identidad y el documento que acredite la calidad en la que está actuando (poder).

 La consulta, presentada de acuerdo a lo indicado en precedencia, será atendida en un término máximo de diez (10) días hábiles contados a partir de la fecha de recibo de la misma. Cuando no fuere posible atender la consulta dentro de dicho término, el interesado será informado de dicha situación, expresándole los motivos de la demora y señalando la fecha en que se atenderá su consulta, la cual en ningún caso podrá superar los cinco (5) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.

8.2.  Procedimiento de Reclamo

 Los titulares podrán presentar al correo servicioalcliente@panextra.com.co un reclamo cuando consideren que la información contenida en una base de datos de Pan Extra debe ser objeto de corrección, actualización o supresión, o cuando adviertan el presunto incumplimiento de cualquiera de los deberes contenidos en la Ley 1581 de 2012 o el Decreto 1377 de 2013.

El reclamo deberá contener la identificación del titular, la descripción de los hechos que dan lugar al reclamo y la dirección, y deberá ir acompañado por la copia del documento de identificación, y si quien formula el reclamo es un representante legal y/o apoderado del titular, deberá adjuntar también el documento que acredite la calidad en la que está actuando (poder). Adicionalmente, el reclamo deberá ir acompañado por los demás documentos que se quiera hacer valer.

 Si el reclamo resulta incompleto, se requerirá al interesado dentro de los cinco (5) días siguientes a la recepción del reclamo para que subsane las fallas. Transcurridos dos (2) meses desde la fecha del requerimiento, sin que el solicitante presente la información 

requerida, se entenderá que ha desistido del reclamo. En caso de que quien reciba el reclamo no sea competente para resolverlo, dará traslado a quien corresponda en un término máximo de dos (2) días hábiles e informará de la situación al interesado.

 Una vez recibido el reclamo completo, se incluirá en la base de datos una leyenda que diga “reclamo en trámite” y el motivo del mismo, en un término no mayor a dos (2) días hábiles. Dicha leyenda deberá mantenerse hasta que el reclamo sea decidido. El término máximo para atender el reclamo será de quince (15) días hábiles contados a partir del día siguiente a la fecha de su recibo. Cuando no fuere posible atender el reclamo dentro de dicho término, se informará al interesado los motivos de la demora y la fecha en que se atenderá su reclamo, lo cual en ningún caso podrá superar los ocho (8) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término. 

9.  Medidas de seguridad de las bases de datos

 La información sujeta a tratamiento por parte de Pan Extra estará sujeta a medidas técnicas, humanas y administrativas que sean necesarias para otorgar seguridad a los registros evitando su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.

10.  Vigencia de la Política

La presente Política de Tratamiento de Datos Personales rige a partir del 20 de abril del 2017